校属各单位：

根据《福州外语外贸学院档案管理办法》文件要求，为确保2018年应归档材料及时、完整、规范的归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

2018年度工作中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图片、声像等文件材料，包括文书、基建、设备、照片、重大活动、科研、扶贫、实物等门类档案。

二、归档要求

1、2018年度应归档的文件材料，按照《福州外语外贸学院文件材料立卷归档办法》（榕外院办〔2018〕37号）规定进行归档移交。

2、2019届毕业生集体合影照片，按照《福州外语外贸学院校务中心关于做好2019届毕业生集体合影照片移交归档工作的通知》（外院校务〔2019〕3号）要求进行归档移交。

3、2018年应归档的文书、基建、设备、照片、重大活动、科研、扶贫、实物等门类档案，分别按照学校门类档案管理细则规定的范围进行归档移交。

4、各单位要重视各门类档案材料的收集归档工作，监督兼职档案员做好本单位档案归档工作，以防漏归，确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。

5、归档材料必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物；确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。

6、应归档的正式文件必须包含红头文件（文件正本）、签发单、底稿；归档的红头文件应一式一份，其他归档文件材料一式一份。一件文件内的排序为：红头文件（文件正本）、签发单、底稿，如有附件应放在文件正本后面。

7、在归档纸质档案材料的同时，应将电子版档案材料一并归档。

8、归档材料纸型一律采用国际标准A4纸型，材料左边应留有25mm的装订边。

三、归档时间

2018年按年度归档的各类文件材料应于6月25日前归档；不以年度归档，未按照基建项目档案在验收后两个月内、科研项目档案在项目结题两个月内、照片档案在活动结束后一个月内、重大活动档案应在重大活动项目结束后一个月内等归档时间要求归档的各类档案也应于6月25日前归档。

四、归档程序

1、各单位兼职档案员在向档案室移交档案时，需打印归档文件移交清单一式两份，并标明移交日期、移交人，加盖单位公章。

2、档案室根据归档文件移交清单验收材料，查验录入数据及原文，经检查无误后签字确认，退回一份归档文件移交清单由移交单位留底备查。

3、在归档过程中如有疑问，请及时与档案室联系，档案室工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

附件:归档文件移交清单

福州外语外贸学院校务中心

2019年3月25日